skip to Main Content

Organiser un voyage scolaire, étape par étape.

Encadrer activités physiques et sportives

Organiser un voyage scolaire ou une classe de découverteVous souhaitez organiser un voyage pédagogique avec vos élèves ? Partir avec eux quelques jours à l’occasion d’un classe verte, d’une classe de mer ou d’une classe de neige ? Imaginer avec eux un séjour linguistique ou culturel en Angleterre, en Espagne, en Italie ou ailleurs… Cette fiche de préparation présente les quelques étapes à respecter pour réussir ce projet. Elle est destinée à tous les enseignants, de la maternelle à la terminale.

Les étapes pour préparer un voyage scolaire.

Organiser un voyage scolaire ou une classe de découverteVous souhaitez organiser un voyage pédagogique avec vos élèves ? Partir avec eux quelques jours à l’occasion d’un classe verte, d’une classe de mer ou d’une classe de neige ?… Cette fiche de préparation présente les quelques étapes à respecter pour réussir ce projet. Elle est destinée à tous les enseignants, de la maternelle à la terminale.

Télécharger la fiche

Encadrer enfants activités physiques

Voyage scolaire, de quoi parle-t-on ?

Pour l’administration, un voyage scolaire est une sortie, organisée sur le temps scolaire par un ou plusieurs enseignants, et comprenant au moins une nuitée. Il peut durer jusqu’à cinq jours pris sur le temps scolaire, mais peut aussi être organisé hors de celui-ci ou « mixer » temps scolaire et temps extra-scolaire (week-end). Il peut se dérouler en France ou à l’étranger.

Un voyage scolaire naît du choix d’un enseignant ou d’une équipe éducative. Contrairement aux sorties d’une journée, organisées sur le temps scolaire font souvent partie intégrante des programmes, il n’a pas de caractère obligatoire. Il nécessite toujours d’obtenir l’accord des parents ou responsables légaux.

Un projet de voyage scolaire doit répondre à un objectif pédagogique. Il concerne un groupe homogène d’élèves – une classe de niveau, un groupe d’élèves suivant une même option d’enseignement ou travaillant sur un projet commun,… – et s’articule autour d’un projet pédagogique.

En France, il existe un principe de gratuité de l’enseignement. Il est cependant admis de demander aux parents une participation financière. Les textes législatifs précisent que celle-ci « ne doit pas être discriminatoire au regard des capacités financières des familles ».

Les familles doivent être informées de tous les aspects du projet, et décider librement d’y inscrire ou pas leur enfant. Si un élève ne participe pas à un voyage de classe, l’établissement est tenu de l’accueillir dans les conditions habituelles, c’est à dire de l’intégrer de façon temporaire à une autre classe.

La responsabilité du voyage incombe principalement à l’enseignant ou à équipe qui l’organise, mais l’autorisation administrative de départ est accordée par :

  • dans le premier degré par l’Inspection Académique, après validation du projet par l’Inspection de Circonscription.
  • dans le second degré par la direction de l’établissement, après délibération du Conseil d’Administration.

Ces démarches nécessitent de démarrer le projet le plus tôt possible dans l’année scolaire.

Les principales étapes pour organiser un voyage scolaire.

1 – Définir et rédiger le Projet Pédagogique.

Le Projet Pédagogique constitue le « dossier officiel » du voyage scolaire. Il présente les motivations, les objectifs pédagogiques et les actions prévues pour les atteindre, la méthode d’évaluation mise en place, ainsi que l’organisation pratique du voyage.

Le Projet Pédagogique est le document permet à l’autorité de tutelle de juger de la pertinence du projet, de l’intérêt pédagogique du voyage pour les élèves. C’est ce document qui lui permettra de donner – ou de refuser – son accord. Le Projet Pédagogique peut aussi servir à présenter le détail du séjour aux familles, et convaincre les parents d’y inscrire leurs enfants.

2 – Choisir le programme, les prestataires, et établir le budget prévisionnel.

Le choix du programme puis prestataires – transport, hébergement, restauration, visites, animation, activités,… – permettent d’établir un budget global prévisionnel. Ce budget prévisionnel permet d’avoir une idée du coût par élève, et de la participation qui sera à la charge des familles.

En fonction de ce budget prévisionnel, et du coût unitaire par participant, le programme peut être modifié : les prestataires sélectionnés sont-ils les plus intéressants ? Peut-on trouver une autre solution plus économique sur tel ou tel poste de dépenses ? Tel prestataire, tel intermédiaire ou telle activité est-elle indispensable ? Donnez-vous le temps de peaufiner le projet, d’interroger plusieurs prestataires, de faire jouer la concurrence, de demander des devis, d’imaginer des solutions alternatives. L’objectif est de trouver le meilleur compromis entre les objectifs qui ont été définis, et les coûts.

Le budget prévisionnel sert aussi à la recherche de subvention. Beaucoup de collectivités territoriales – municipalité, métropole, département, région – disposent de crédits destinés aux voyages scolaires, sans toujours en faire la publicité. N’hésitez pas à les contacter, et à vous renseigner auprès des autorités locales, des collègues ou d’autres établissements. En matière de subventions, les premiers demandeurs sont souvent les premiers servis.

Ces démarches peuvent aussi être effectuées auprès des organismes ou associations liées à l’établissement : amicale scolaire, Foyer Socio-Educatif, Association de parents d’élèves, etc.

Les subventions provenant d’organismes publics ou privés peuvent représenter une part importante du financement, et permettre à des élèves de partir. Il s’agit donc d’un élément à ne pas négliger.

3 – Associer les familles, les informer et les rassurer.

Les parents adhérent plus facilement à un projet de voyage scolaire s’ils y ont été associés tôt et ont pu établir un lien de confiance avec l’équipe éducative. Présentez leur en quelques mots les grandes lignes du projet : dates, destination, objectifs, prix estimatif par élève, etc. Un courrier simple, indiquant une fourchette de prix et demandant un accord de principe suffit dans un premier temps.

Dans le cas d’un séjour à l’étranger, précisez aux parents les éventuelles démarches administratives : autorisation de sortie du territoire, carte d’identité ou passeport, visa, Carte Européenne d’Assurance Maladie, etc… Vous leur laisserez ainsi le temps de les effectuer.

Dans un second temps, une fois le projet bien avancé, organisez une réunion d’information en présence de tous les parents. Elle donne l’occasion d’expliquer le programme et les objectifs du voyage, de valider les inscriptions, de rassurer les parents et de leur transmettre les ultimes recommandations. C’est le moment aussi de parler règlement, organisation pratique, fiche saniteire de liaison, trousseau des élèves, etc.

4 – Obtenir l’accord de l’autorité de tutelle.

Dans le premier degré, le projet de voyage doit être remis :

  • à la direction de l’école qui valide son contenu,
  • à l’IEN de la Circonscription, qui vérifie les aspects pédagogique,
  • à l’IA qui est seul habilitée à délivrer l’autorisation de départ.

En pratique, c’est l’Inspection de Circonscription qui transmet le projet à l’Inspection Académique. Après accord, l’IEN remet à l’enseignant demandeur un ordre de service. Le dossier complet – Projet Pédagogique, budget, liste des élèves, liste des encadrants, etc… – doit être remis à l’IEN :

  • 5 semaines au minimum avant le départ pour un séjour dans le même département,
  • 8 semaines au minimum avant le départ pour un séjour dans un autre département,
  • 10 semaines au minimum avant le départ pour un séjour à l’étranger.

Par précaution, prévoyez 1 ou 2 semaines supplémentaires pour anticiper d’éventuelles difficultés : pièce manquante, modification d’un élément, retard administratif,…

Dans le second degré, il revient au Chef d’Etablissement de délivrer l’autorisation de départ, après accord du Conseil d’Administration. Intégrez dans votre planning les dates du CA.

5 – Vérifier la situation de chaque élève avant le départ.

Le projet validé, les prestataires retenus et le budget définitif établi, il est prudent de vérifier une dernière fois que chaque élève remplit toutes les conditions pour partir :

  • La participation financière a-t-elle été réglée ? Si, non, un échéancier a-t-il été mis en place avec l’établissement ?
  • La Fiche Sanitaire de Liaison a-t-elle été correctement remplie et signée par les parents ? Les ordonnances médicales sont-elles à jour ? Si l’élève bénéficie d’un PAI, est-il suffisant ou faut-il prévoir un PAI spécial « voyage scolaire » ?
  • Une attestation d’assurance en responsabilité civile a-t-elle été remise à l’établissement en début d’année ?
  • En cas de séjour à l’étranger, l’élève dispose-t-il des papiers administratifs nécessaires en fonction de sa situation personnelle

Attention : même pour si les collégiens ou lycéens sont responsables de leurs papiers d’identité durant le voyage, il vaut mieux demander avant le départ une photocopie des cartes d’identité et passeports. Cela permet de vérifier leur validité, et pourra être d’une aide précieuse en cas de perte de l’original durant le séjour.

Votre voyage scolaire est désormais fin prêt. Il ne vous reste plus, avec vos élèves, qu’à partir !

Pour chaque étape, une fiche de préparation est à votre disposition. Profitez-en.

Back To Top