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Préparer et organiser une réunion d’information parents, pour un voyage de classe.

Encadrer activités physiques et sportives

Réunion d'information parents - Classe découverteLa réunion d’information parents est une étape importante dans la préparation d’un voyage scolaire. Elle permet de transmettre à tous les parents en même temps les informations pratiques sur le déroulement du projet. Elle permet aussi d’établir le lien de confiance indispensable entre l’équipe enseignante et les familles.

Organiser une réunion d’information parents.

Réunion d'information parents - Classe découverteLa réunion d’information parents est une étape importante dans la préparation d’un voyage scolaire. Elle permet de transmettre à tous les parents en même temps les informations pratiques sur le déroulement du projet. Elle permet aussi d’établir le lien de confiance indispensable entre l’équipe enseignante et les familles.

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Encadrer enfants activités physiques

1 – A quel moment organiser la réunion parents ?

La date de la réunion d’information dépend de l’avancement du projet. Elle doit prendre en compte les éventuelles démarches administratives que les parents peuvent avoir à effectuer avant le départ.

Si le voyage se déroule en France (classe de mer, classe verte, classe de neige, …), et que les familles ont été régulièrement tenues informées par écrit, cette réunion sera surtout l’occasion de préciser certains points et de répondre aux questions des parents. L’organiser 3 ou 4 semaines avant le jour du départ est suffisant, et évitera que des consignes transmises trop tôt soient oubliées le jour J.

Si le voyage se déroule à l’étranger (séjour linguistique, voyage européen, voyage d’étude avec les élèves latinistes ou hellénistes, …) la date de réunion doit prendre en compte le temps nécessaire aux familles pour réaliser d’éventuelles démarches administratives : établissement d’une carte d’identité ou d’un passeport, obtention d’un visa, opération de change, demande d’une carte européenne d’assurance maladie, etc. Six semaines sont nécessaires pour établir une carte d’identité, mais il en faut parfois 10 ou 12 pour qu’un mineur extra-européen bénéficie d’un renouvellement de passeport ou d’un visa. Si des élèves de nationalité étrangère font partie du groupe, il veut mieux informer les parents sur les contraintes administratives, sans attendre la réunion d’information générale. Certaines situations individuelles – élève non Européen, enfant adopté sous le régime de la kafala, … – peuvent nécessiter des délais importants.

La réunion d’information parents sera alors l’occasion de vous assurer que, le jour du départ, chaque élève disposera bien des papiers et autorisations nécessaires.

2 – Expliquer l’objectif pédagogique du voyage.

La réunion d’information permet d’expliquer aux parents l’intérêt pour leur enfant de participer au voyage scolaire. Il est important que les parents comprennent les enjeux et les objectifs pédagogiques de ce temps un peu particulier d’enseignement, et adhèrent au projet.

En introduction, expliquez par exemple les axes du voyage, en vous appuyant sur le Projet Pédagogique vous avez rédigé. Présentez votre démarche, vos objectifs, et les moyens mis en oeuvre – avant, pendant et après le séjour – pour les atteindre. Les parents doivent comprendre que ce voyage scolaire n’est pas un temps de vacances, mais un temps d’apprentissage hors les murs qui permettra à chaque élève d’acquérir des compétences nouvelles, et un « savoir-être » né de la vie en collectivité.

Rien ne sert de détailler chacun des objectifs spécifiques du projet. Présentez plutôt les grandes orientations – autement dit les objectifs généraux – quitte à en traduire certains en activités pédagogiques.

Utilisez un langage simple, quotidien, et accessible à tous. Présenter l’emploi du temps de la semaine ou décrire une journée-type permet de monter ce qu’apportera le voyage par rapport aux conditions habituelles d’enseignement, et d’être compris de tous.

3 – Informer les parents pour les rassurer.

Pour un parent, connaître le déroulement du séjour est la meilleure façon d’être rassuré. Cela lui permet d’accorder sa confiance à l’équipe, et d’être lui-même rassurant vis-à-vis de son enfant. Pour l’enseignant, disposer de la confiance des parents est la garantie de ne pas être dérangé par un (ou 5, ou 10) parent(s) inquiet(s) durant le séjour.

Soyez précis dans l’information que vous transmettez. Cela rassurera les parents, et facilitera le séjour. Pour vous aider, voici une liste non exhaustive des points à aborder lors de la réunion :

a – Les transports et les formalités :

  • date, heure et lieu du rendez-vous au départ et au retour,
  • moyen de transport utilisé,
  • temps de transport,
  • pause déjeuner (repas froid éventuel à prévoir),
  • prise en charge des bagages,
  • encadrement durant le voyage,
  • etc…

Si le trajet est prévu en car, demandez aux parents de signaler si leur enfant est sensible au mal des transports, et de prévoir alors de la cocculine ou un autre anti-nauséeux. Donnez leur l’heure du rendez-vous, et non l’heure du départ du car ou du train. Cela évitera que certains arrivent au dernier moment, persuadés d’être largement en avance. Donnez aussi un point de rendez-vous connu de tous ou facile à trouver, pour éviter un stress inutile au moment de partir.

En cas d’un séjour à l’étranger, faites le point sur les formalités administratives : autorisation de sortie du territoire, carte d’identité, passeport, visa…

b – L’hébergement et la restauration :

  • adresse de la structure d’accueil,
  • description des lieux : nombre de lits par chambre, équipements sanitaires, salles de
  • cours, réfectoire, environnement, …
  • organisation des élèves sur place,
  • organisation des petits déjeuners et repas,
  • type de restauration (cuisine sur place ou cuisine collective),
  • personnel sur place,
  • etc.

Si vous disposez de quelques photos du lieu d’accueil, des chambres, de l’environnement, des activités prévues… montrez-les ! Une photo est souvent plus évocatrice que n’importe quel discours, et permet aux parents de se projeter facilement dans le voyage.

c – L’hygiène et la santé :

  • présentation et distribution de la “ Fiche Sanitaire de Liaison ”, que les parents
  • doivent remplir et vous remettre avant le départ,
  • la gestion des régimes alimentaires ou des traitements médicaux dans le cadre scolaire, …
  • les petits soucis des élèves : énurésie, anxiété, problème de sommeil,
  • le rôle de l’Assistant Sanitaire,
  • les ressources sanitaires locales (médecin, pharmacie, dentiste,…),
  • les modalités pratiques en cas de soins (consultation, achat de médicaments,…)
  • etc…

d – Le trousseau des élèves et la gestion du linge :

  • présentation et distribution de la fiche trousseau,
  • explication de la gestion du linge : marquage de chaque vêtement au nom de l’enfant,
  • aucun vêtement fragile ou de valeur, lessive ou non,…

Une fiche trousseau est à votre disposition. N’hésitez pas à l’utiliser.

e – L’argent de poche et les objets de valeur.

Le sujet de l’argent de poche doit être abordé. Indiquez si possible un montant maximum, en veillant à une certaine homogénéité entre les élèves. Rappelez que les enfants ne manqueront de rien, et que l’argent de poche ne servira qu’à l’achat de petits souvenirs. Pour les plus jeunes élèves – cycle 1 et 2 – il est parfois prudent que l’enseignant garde l’argent de poche, et le distribue aux moments opportuns. Cela limite les drames causés par la perte ou des achats malheureux.

Prévenez aussi les parents des risques liés aux objets de valeur. Les portables, appareils numériques et autres bijoux ne sont pas du tout indispensables lors d’un voyage scolaire. Mais sont parfois source de tension entre les élèves, ou entre les élèves et les accompagnateurs. Interdire les téléphones portables permet aux élèves de rester concentrés et disponibles. Cela évite aussi les interventions extérieures indésirables (famille, copains, etc…) et les moments « d’absence » de l’élève.

f – Le budget du voyage.

Présentez le budget du voyage, même s’il n’est pas définitif, ainsi que les démarches entreprises :

Les coûts, par poste :

  • Transport,
  • Hébergement et restauration,
  • Activités (visite de musée, activité sportive, …),
  • Rémunération d’intervenants extérieurs,
  • Assurances,
  • Etc.

Les ressources, par poste :

  • Participation de l’établissement scolaire ou des associations liées,
  • Subvention des collectivités territoriales (mairie, département, région),
  • Participation provenant d’entreprises privées,
  • Bénéfice des opérations organisées pour financer le projet (tombola, vente de gâteaux …),
  • Participation demandée aux familles,
  • Autres ressources.

Profitez-en pour rappeler les conditions de règlement (échéancier, types de paiement acceptés, réductions éventuelles en cas de fratries), et les aides dont peuvent bénéficier les familles : Comité d’Entreprise, Foyer Socio-Educatif de l’établissement, CAF,…

Nota bene : Les coûts afférents aux accompagnateurs (transports, hébergement, restauration,…) ne peuvent en aucun cas être pris en charge par les familles. Leur charge revient à l’établissement scolaire, ou aux association partenaires.

4 – Rester à l’écoute des parents.

En cloture, laissez aux parents le temps de poser les questions qui leur semblent importantes, ou qui n’ont pas été abordées. Vous constaterez le besoin qu’ils ont d’être rassuré.

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